Une migration complète de votre entreprise vers de nouveaux logiciels doit être effectuée par des professionnels. Le risque en le faisant vous-même est d’oublier des étapes essentielles et de perdre des données. En effet, le nombre de paramètres à prendre en compte pour une migration vers Office 365 est très important : agenda, contacts, données personnelles, fichiers PST, etc. Cela nécessite de considérer l’infrastructure dans son ensemble pour ne pas faire d’erreurs.
Préparer la migration vers Office 365
Une migration des données ne s’improvise pas du jour au lendemain. Pour cela, nos techniciens sont là pour préparer au mieux votre société vers cette migration. Par exemple, il sera indispensable d’avoir suffisamment d’espace libre sur chaque machine pour réaliser la transition. Il faudra aussi être capable d’estimer la masse de données que vous souhaitez passer sur le Cloud. C’est aussi l’occasion de faire un tri des documents pour conserver et organiser le stockage.
Avant la migration, il sera nécessaire de vous poser quelques questions dont notamment :
- Que faut-il transférer vers le Cloud et que faut-il conserver uniquement sur les postes informatiques ?
- Quelle quantité de données cela représente ?
- Dans quel état se trouve votre connexion réseau et comment est-elle configurée ?
- Souhaitez-vous transférer tous les contacts ?
- Conserver les historiques d’e-mails est-il important ?
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Migration vers Office 365
L’étape de préparation peut prendre du temps. Mais elle est nécessaire pour réaliser une migration sans perte de données. Souvent, on peut lire qu’il est impossible de ne pas perdre d’information lors du transfert. Cette affirmation est fausse, à partir du moment où vous faites une bonne préparation. Cela est possible en vous faisant accompagner par des professionnels qualifiés comme Baechler.
Organiser la migration
La migration se fera avec plus ou moins de temps, selon le degré d’adaptation de vos employés. Des salariés à l’aise avec l’informatique pourront plus rapidement migrer vers Office 365. Pour cela, il faudra réaliser un planning de migration pour s’assurer que les étapes sont respectées. Afin d’éviter de brusquer vos collaborateurs, il est préférable de passer par une migration hybride, dans un premier temps. C’est-à-dire que toutes les données ne seront pas directement dans le Cloud, mais Office 365 est complètement fonctionnel.
Des programmes différents seront utilisés pour migrer les contacts, les calendriers, les e-mails, etc. C’est aussi pour cette raison qu’il faudra de l’espace supplémentaire sur chaque poste.
Créer son compte personnel
Chaque employé aura un compte qui lui sera associé pour accéder aux services que propose Office 365. Il peut s’agir de la boîte mail, de Skype, de SharePoint, etc. Ce compte unique simplifie grandement les démarches du déploiement. Office pourra même automatiquement faire une partie du déploiement.
Adaptation à Office 365
Une fois l’étape de migration réalisée à 100 %, l’adaptation pourra être difficile. Un facteur à prendre en compte est l’ancien logiciel utilisé. Si précédemment vos collaborateurs travaillaient avec Office 2016, l’adaptation sera très simple. En revanche s’ils utilisaient une autre suite bureautique, ils peuvent avoir quelques difficultés. Pour rendre la transition plus facile, Baechler a mis en place des formations pour préparer vos collaborateurs à ces nouveaux logiciels.